甚麼是有效的會議
開會、做彙報、做陳述一直是管理者的典型工作情境,會佔用管理者大量的時間——哪怕他的時間分析做得很好,並已控制好全部可控的東西。
有效管理者對會議、彙報和陳述會有明確的期望,知道相應場合的目標是甚麼或者應該是甚麼。
他們會自問:「我們為甚麼開這個會?是要做決策,還是為了通報情況,或者弄清楚大家應該幹甚麼?」
他們堅持先弄清並明確目的,再召集會議、索要報告、組織陳述。他們會確保會議是有助於自己做出應有貢獻的。
有效管理者一開始就會闡明會議的具體目的和預期成果,並且努力引導會議達到這個目的。
他不會讓通報會變成「吹水會」,讓大家天馬行空地各抒己見。他也不會把一個旨在激發思考和創見的會議,變成某一個人的報告會,而是會讓它切實激發每一個參會人的思考。
他在會議結束的時候,總是會呼應開場所說的話,闡述最終結論和最初意圖之間的關係。
提高會議成效的方法還有很多(一個顯而易見但又經常被人忽略的法則是角色要分明,一個人可以主持會議並聽取要點,也可以作為參會人展開討論,但不可二者兼得),但首要原則是從一開始就要專注於貢獻。
專注於貢獻可以讓管理者解決自己面臨的一個基本難題:各種事務雜亂如麻,光看事情本身無法判斷哪些重要,哪些純粹是「雜訊」。
以貢獻為標準就能做出判別。專注於貢獻為管理者提供了組織原則,提供了判斷事項相關性的標準。
專注於貢獻還讓管理者把工作情境中的一個先天劣勢轉變為優勢之源:管理者需要依靠他人,且身處組織內部。專注於貢獻可以讓他把眾多個體塑造成團隊。
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