做Presentation的黃金20分鐘

Tuesday, September 6, 2016

 

簡報前置作業:收集資料和進行思考

在簡報前,你需要先了解會議室中聽眾的基本背景。然後準備好自己的簡報器材,像是轉接頭、筆電等等。另外,也將你的簡報內容印製成紙本,以防止電腦無法播放的意外。

 

當你準備開始簡報,你需要先問自己「我有多少時間可以報告?」然後再思考「有哪三個重點是必須傳達給大家?」最後判斷「我需要盡快完成簡報內容然後提供大家多少時間進行發問?」

 

別廢話,快速進入重點

很多創業家都深信簡報就像說故事,所以他們習慣從自傳說起,然後嘗試說服聽眾他們是很棒的團隊。然而,這種簡報模式容易造成聽眾的困惑,讓聽眾無法快速了解這個團隊的創業項目是什麼。所以好的簡報模式應該是一開始就直接切入核心主題,讓聽眾一開始就清楚知道團隊的目標以及正在執行的任務。

 

開始簡報時,你需要遵從10/20/30原則:10頁簡報內容,20分鐘完成報告,30號字體大小。

 

將簡報內容濃縮成10頁是希望簡報者可以只專注在重點內容。由於大部分會議都會延後開始,所以為了將會議限制在1小時內,報告就必須控制在20分鐘完成。

 

最後使用30號字體,能夠讓簡報變得易讀,而非密密麻麻的一堆文字。

 

別把簡報搞得太複雜,盡量簡單具體有條理

報告過程中盡量保持一個人說話。大部分團隊會要求每位團隊成員都要報告,這樣才能讓投資人更認識整個團隊。但這種做法往往都會呈現反效果,因為每個人的報告風格不同,反而容易造成聽覺上的錯亂。

 

簡報者在報告時也要不斷詢問自己「所以呢?」這麼做可以幫助你將資訊傳達更清晰。因為我們很常在報告過程中只說出一個概念,而沒辦法具體地將整個事情完整呈現,這無法帶給聽眾太深刻的印象。所以,我們可以利用自我詢問的方式讓簡報內容變得更清晰。

 

創業家應該要時常抽空練習簡報,因為這有助於培養口條,讓你可以報告地更有條理。簡報的說話技巧沒有捷徑,只有不斷練習才能進步。

 

總結內容並非結束,加值的後續行動

有時候,聽眾會在你簡報過程中打斷或是評論你的報告,別急著與聽眾爭辯對錯。最好的做法是,拿起筆然後記錄聽眾的建議,也許聽眾的想法未必正確,但他提供的意見或許就是一般人都會產生的疑問,所以做好記錄,這對你的創業將有幫助。

 

一個好的簡報,最後一定會有總結。這個總結除了包含簡報內容外,應該還要整理聽眾提出的疑問,確保你清楚理解聽眾的問題。若有些問題無法當場回答,那麼就轉告對方你會回去思考再給予回覆。

 

最佳的處理方式是結束簡報後盡可能在一天內解決對方的問題然後給予回覆,除了回覆原有問題外,若有辦法再額外提供加值的資訊,那會更棒!

 

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