誰偷走你的時間?

Thursday, June 15, 2017

 

根據華盛頓郵報調查指出,美國人每週花費個人28%時間在檢查郵件,也就是一週11小時,一年則多達500小時。Email固然重要,但11小時的時間難道不重要嗎?那麼,你該如何減少整理郵件的時間?

 

第一、取消訂閱你平常沒在看的新聞電子報,讓你的信箱不會隨時充斥著你不想看的垃圾郵件。

 

第二、假如真的有什麼緊急事項的話,基本上對方會用電話聯絡你。因此你只需要每天在固定時間檢查郵件,不要浪費時間隨時點開信箱來查看郵件。

 

第三、可以運用網頁的內建插件,例如Auto Text Expander,來建立常用回覆。在回覆信件時,便能運用這些回覆,快速完成郵件往來,節省時間。

 

認識80/20法則

若要更有效的管理時間,可參考「80/20法則」,又稱為帕雷托法則(Pareto Principle),此法則指出大多數的影響是由少數事件所造成,80%的成果是由20%的投入產生。大多數人並沒有明智地過生活或經營事業,許多人追逐無數個無關緊要的目標,卻沒有得到真正的結果。只有當我專注把時間花費在處理重要的事情上,這些成果才會有價值。

 

然而要如何運用80/20法則,並妥善管理時間?廣告行銷公司Perry S. Marshall & Associates執行長Perry Marshall在知名商業媒體Entrepreneur上分享,許多創業家總想要自己完成所有的工作,不論是花六個小時清除電腦病毒,或修理漏水的水龍頭,總認為自己有能力可以完成。但完成這些零碎的工作,頂多只能讓你一小時內賺到十塊美金,而忘記自己一小時可以做對公司更有價值的事,像是帶領團隊執行企劃案或是研究公司的商業模式。

 

但是,大部分的人會為了「效率」,覺得自己來做事比較快完成,而因此去做那些瑣碎且價值不大的工作。舉例來說,如果今天你的專長不是做家務,但你卻花費很多時間在刷馬桶、煮菜,這些工作對你的而言是在浪費時間。你應該要雇用專人負責這些事,除了為別人增加工作機會之外,他們的專業技能絕對比你自己還好,而且也會比你做起來更有效率。

 

在做工作時每個人都應該問問自己,我現在在做的事真的非我不可嗎?這些是我擅長而且重要的工作嗎?若不是,我可以聘用別人來完成?當你養成這種隨時自我檢視工作的習慣之後,絕對可以幫你把時間都花在刀口上。

 

找出自己最佳工作時段

除了學習將時間運用在最重要的任務上,要讓工作變得更有效率,那你還必須找出最適合自己工作的時間。大文豪海明威喜歡在早上時書寫,而美國前總統歐巴馬則是個夜貓子,喜歡在晚上處理重要工作。找出自己工作效率最高的時間,並「固定」在此時間內工作,其他時間便能讓腦袋透透氣,自由運用。如此一來便不會花費大量時間,但工作成效卻不彰。

 

有些重要工作可能需要花費更多心力與時間,且隱含著更多的未知性。許多人可能會因為這樣而拖延,跑去查看Email或閱讀網路文章,卻遲遲不去做這些重要工作。

 

找出重要工作後,記得在最有效率的工作時間內,隔離手機、鬧鐘或任何會讓你分心的東西,並限定時間,專心處理好重要的工作,務必在第一時間內完成!

 

一天只有24小時,該如何好好運用時間,是每個人都該面對的課題。既然時間無法變得更多,那就應該進行妥善管理,運用80/20法則,專注於目前重要的工作,並將瑣碎工作交由專人處理。如此一來不僅能將時間價值最大化,也能讓自己和團隊在工作上持續進步!

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