一封E-mail可以看到一個人的能力?

野呂映志郎在30歲轉型為策略公關顧問,為企業的商品或服務,擬定各種有趣、讓人超想擁有該商品的企畫案。經手過的客戶至今已超過90家,包含SoftBank、LifeNet生命保險、GROUPON等,以及各種金融機構、汽車公司、服裝品牌、餐飲店。他認為,如果你想要成功,就必須跟上現代的速度,別無選擇。例如一封傳送email這個簡單的日常工作,背反原來可以反映了一個人是否跟得上時代步伐。

常打電話的人執行力較低?

基本上,Email 之所以會廣泛普及,就是因為怕打電話會佔用對方的時間,才刻意轉為文書形式。野呂映志郎指出,常打電話的人很少是工作能幹的,事實上,有人會在寄出 Email 後,打一通電話告知對方,這也是本末倒置的做法。雖然在以前似乎認為這麼做是一種商務禮儀,但現在除非有必要請對方立即確認,否則只是在浪費時間。原因是,Email 的設計明明是用來幫助省去兩個人打電話的時間,卻反而花費兩道手續的時間,這麼一來就失去意義了。

愈成功的人 信件內容愈精簡

如果是商務 Email,便以「簡潔有力的內容」為基本。理所當然地,內容不可以太過冗長。如果是想要傳達企畫內容等長篇文字,以書面告知再附上附加檔案會是最理想的做法。為什麼工作能力高的人,信件內容都很短?這是因為一封 Email 應該以一件議題為限。行程相關事宜寫一封、預算相關事宜寫一封,應該像這樣分開主題來傳送 Email。這麼一來,對方回覆時也會比較方便。

野呂更認為,假設一封 Email 裡寫了四件議題,當中有三件議題可以立刻答覆,剩下一件議題必須做確認。在這樣的狀況下,經常需要等到該議題完成確認後,才能夠回覆。為了剩下的一件議題而導致其他議題停下來,就白白浪費了時間。應該動一動腦筋,讓可以先進行的工作順利進行下去。

根據野呂的建議,Email 不需要寫時令問候語,也不該寫超過十行以上。

另外,Email 的內容還有一個大前提,也就是必須清楚表明目的。訣竅就在於「站在閱讀一方的立場」來寫。如果是抱著「只要傳達出自己想傳達的內容就好」的心態,就變成跟競選人不懂投票者的心情沒什麼兩樣,溝通將無法成立。

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