管理唔好 只因你溝通唔到

不少管理者都抱怨，下屬的執行力特別差，交代的事情總是做不好。美國企業家Jack Welch是前通用電氣（GE, General Electric）行政總裁，他於在任期間曾將公司營業額提升到4100億美金，有「中子彈傑克」（Neutron Jack）之稱。對於管理，Jack Welch曾說過一句話：「管理就是溝通、溝通再溝通」。事實上，管理中80%的問題，都是來自於溝通。

溝通，是執行力的第一步，它決定了團隊的行動是否在正確的方向上，能否按計劃、有品質地去完成目標。一個完整的溝通發生，通常涉及四個要素：資訊、發送者、接收者、回饋。你是管理者，和下屬溝通工作的時候，那你就是資訊的發送者，資訊就是這些工作的內容，你想要達成的效果，下屬接收資訊後，要給出回饋，確保正確地做事。

管理培訓公司RainmakerThinking的創始人布魯斯·圖爾甘曾提出一個「FAST」原則，包括四個關鍵點：頻率、準確、具體、時效。

頻率（Frequency）

溝通要講究頻率，做到定期溝通。作為主管，你就是資訊的發起者，為了拿到結果，你不能把方向盤交給別人手裡。你要主動跟進，積極尋求溝通。

早晚會、周會、月會，都是很好的溝通機會，發佈任務時，你可以問他是否理解了目標。讓對方分享自己的理解，你再進行回饋，如果有問題，就及時糾正。過程中，你可以問工作到了甚麼樣的進度，遇到了怎樣的難點和卡點。通過溝通，去協助下屬完成目標。

而作為接收者，也要有一定的溝通頻次。管理者往往都很忙，每天忙於各種繁雜的瑣事，不能指望他甚麼都來問你，因此要主動一點，在任務的關鍵節點，進行彙報。讓接收者放心，彼此之間也能構建信任，你也就能得到更多的機會。

準確（Accurate）

溝通時，一定要有準確的資訊，要實事求是，不能空對空。管理者在複檢下屬工作的時候，你要準備好資料、報表和案例。要不然口說無憑，會出現「公說公有理，婆說婆有理」的情況，你對他的回饋，他並不會認。

如果你是彙報的一方，在彙報時，也要有資料包表，當結果好，或者結果差，才會關注過程，而這些資料，有利於管理者説明你分析問題，找出原因。

準確，能減少誤解，大大提高溝通的效率。

具體（Specific）

溝通時，一定要非常具體。具體的反義詞是模糊。很多時候事情做不到位，往往不是執行力的問題，而是理解力的問題。你的表述太模糊了，別人理解不到位，只能靠猜，一猜就錯。

所以，在傳遞資訊的時候，要清晰，準確無誤。例如在疇劃任務時，你對下屬說 「儘快完成這個項目」；然而，「儘快」 是一個相對模糊的概念，下屬可能不清楚具體的時間要求，不知道該如何回饋專案進度以及是否能按時完成。

你必須給出一個特別具體的deadline時間，只要「具體」沒有歧義，才能做對事。

時效（Timely）

有些事情是重要緊急的，有些事情是不重要但緊急的，也有事情是不緊急但重要的。根據這些事情，就會有不同的反應。你是管理者，一定要分得清輕重緩急，甚麼事情可以等，甚麼不可以等。甚麼事情等到月會再說。甚麼事情要當下去說。

當下屬做事情的時候，你要給予回饋，就一定要及時去做，不能一直拖下去，因為記憶會褪色，回饋的作用會隨著時間而削減。

反之，你是接收者，那麼你要思考：哪些事情是可以等到周會上彙報的？哪些事情是需要立馬打電話請示的？哪些是不用彙報的？如果你不注重時效，沒有及時溝通，產生了不好的結果，你的管理者就會問你：「你為甚麼不來找我請示？」這時候，責任又落在你的身上。因此，溝通一定要重視時效。