「高效會議」提升員工passion

職場上,開會是免不了的工作,但是很多時候我們都有這樣的感慨:其實自己參加的會議是沒有必要的。會議一個多小時,甚至更久,大家滔滔不絕,看似都在發表意見,但最後卻沒有一個結論。事實上,做有效管理者很重要的一件事是不開無效的會議。沒有效果的會議是浪費時間,開有效的會議,主管才能創造高效能。所以,職場人要開有效的會。

如何製造高效會議?

每項工作都有一個目標,開會也要有明確主題,除非你清楚知道自己要達到甚麼目標,否則,就不要召開會議。會議開始前,就得考慮好會議召開的必要性,會議召開想要得到一個甚麼結果,以及會議時間的把控,除非緊急情況,儘量不要突發、臨時地召開會議,召開無效的會議。因為這會浪費大家的時間。


如果會議確實有必要,那就要明確會議的主題,會議是為了頭腦風暴,激發創意,還是為了確定下步打法,協同工作;是要分發任務,還是要複盤工作。既然開會,就要對別人的時間負責。在明確會議主題後,就要做好會前準備。會前的準備包括參會人員的確定,會議的議程,以便控制好時間,保證會議的高效性。哪些人要參會,參會人員需要做些甚麼,提前溝通好確保會議中每個人都能夠發揮作用。此外,要提前確定好會議議程,以便於更好地掌控時間,控制流程。


在整個會議期間,主持人要把控好全場節奏,保證全員都緊密圍繞會議主題在展開討論。發言人發言緊扣主題,言簡意賅,抓住重點,具有可行性,高效快捷。最後,會議一定要有結論。不管是某個服眾的結論還是群策的結論,都要有一個結論。最後就是做好會後跟蹤,就像購買東西一樣,都有一個售後服務,會議也要有後續跟蹤,不能是「形式會議」,走走過場。會議一旦確認好方案後就要立即落實,時時跟進。


同場加映:開會五個地雷區

會議主題過多

每次會議主題不要過多,一兩個主題即可。有些領導者開會就是將所有問題堆在一起解決,這樣容易沒有重點,分散討論注意力,最後影響效率。


會議時間過長

人的精力是有限的,注意力也是有時長的,無法長時間一直專注於某個事物,這也是為甚麼在學生時代上課時間是40分鐘。


除了大會,日常會議時間不要過長,頻率不要太高。會議時間越長,公司成本越高,解決問題,不在於會議長短,而在於你的準備功夫是否做得足夠。


參與人員過多

會議要想高效,參會人員也很重要,會議不要邀請無關緊要的人參與議,人越多觀點越多,有時候不是觀點多久好,很多觀點都是無效的,很可能會造成適得其反的結果。


解決問題而非提出問題

會議的目的是為了解決問題,並不是一味提出問題而不給出解決方案,這樣問題只會越來越多,而答案越來越少。


溝通協同而非做個聽眾

會議的參與者不是會議參加者,而是會議真正的參與者,會議切忌讓一個人唱獨角戲,其他人當聽眾,每個參會的人都不應該只是「」傾聽者「」,而應該是「」貢獻者「」。每一個參會者都應是利益相關方,那就很有必要從自身角度提出想法,給出行動方案,不可只傾聽不發言。


總之,優秀的管理者從來不會在無效的會議上浪費時間。他們會開必要的會,開高效的會,讓會議成為公司戰略方向的方向盤,部門業務增長的助推器,員工高效工作的加油站。




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