你必須學懂的九種職場溝通技巧



傾聽能力

傾聽在每個溝通技巧篇章肯定不斷被強調,而這裡也要老調重彈。因為相信不會有人想要花費時間純粹聽別人的一己之見,假設你無法實際傾聽他人,換言之,你可能也很難理解當你被問問題時,對方真正的意思、委婉問題的言外之意。主動傾聽包含了專注力、問對問題、重複對方句子確認對方意思,透過主動傾聽,對方能夠感受到你是理解他想表達的意思,而你也能夠恰當地回應。


清楚簡潔

好的口語溝通代表不要說得太多或太少,試著用精簡的文字傳遞想要表達的意思,無論是透過面對面、電話、郵件,都嘗試把資訊說得簡潔,三分鐘可以說完的事情就不要花十五分鐘描述,不只耽誤自己工作效率,也影響到他人工作排程。


友善態度

態度的傳遞很容易,輕鬆語調、一個微笑、休閒話題,都可以鼓勵你的同事與你一起加入話題,禮貌且良好的態度在任何場合都適用。同樣的,劣質的工作態度,同事也能輕易感受到,愛理不理、視而不見、語氣輕蔑是會造成職場的負面影響的,不要想說抒發一己情緒就好了,不友善的態度也會得到不友善的回應。


信心展現

溝通不是在唱獨角戲,彼此的互動重要性不言而喩,在這之中,個人信心度可以表示相信自我所言,若是連開口講話都畏畏縮縮的,別人也會懷疑你的資訊是否有用,更不用說繼續談話了。擁有堅定的語氣就是一個簡單表達自信的方式,但要避免過度自信,以免造成聽起來像在質疑對方、或是傲慢。


創造共鳴

溝通中最好的結過就是能與對方有共識、取得共鳴,但假使你想反對的狀況,一定要記得任何一方的意見都直得被尊重,不一樣的想法並不代表就是錯誤的觀點。想要表達相反意見時,可以試著先表達了解對方的立場,之後才詢問對方會否考慮另一個方法。這樣既可以表現出你有在傾聽對方,又能顯示你對他的尊重。


互相尊重

人們都會傾向於與願意尊重自己的對象溝通,面對面時,只要叫一聲對方的名字,或是簡單的眼神示意,並且表達願意聆聽的態度,大家都會願意開始與你聊聊。


在電話上,要避免受到分心,即使對方看不見你,也能感受到你全心全意的在對話上,感到尊重。寫郵件時的尊重是在於內容有多嚴謹,假設你只是草草寫過,收信者也能感受到你的不重視,寄信前多花一分鐘順語句、檢查錯字,錯別字或許影響不大,但會讓人感到你是否不夠細心,這就是值唱上好習慣的培養。


接受回饋

根據一份「職場情緒追蹤調查」的統計資料顯示,69%的員工如果能在職場上獲得更多的肯定與獎勵,工作起來就會更努力。同樣的,除了讚許之外,也要能接受讚美之外的建設性回饋,及時指正缺失,能夠讓你修正且變得更好。


非語言交際

不只是口語溝通,肢體動作、眼神交流、手勢、語調都能洩露彼此想傳遞的訊息。友善的語調、雙臂敞開的姿勢可以顯示你容易接近,歡迎大家與你聊聊。適當把目光停留在對方身上代表你重視與他的對話,但切記不要過度注視,會令人不舒服。同時,也要注意對方的非語言狀況,因為對方真正的想法也會被洩露,若時察覺到對方眼神閃爍、刻意避開目光交流,那他可能是不想繼續話題或是不想說實話囉。


選對載具

溝通亦要講求「對」的形式。若要傳達負面消息,最好都是選擇夠面對面溝通,牽涉到情緒的波動,若再用電話、郵件等載具傳遞,會讓對方認為你不重視這件事,情緒反而會更擴大。除了資訊性質,也要想想溝通的對象是誰,假設是老闆、忙碌的上司,可以考慮先用郵件傳達訊息,若有正式要溝通,先用郵件約會議時間,也會讓人感到貼心。選對溝通方式,不只避免了在不要的時候打擾同事工作,同事也會更願意正面回覆你。


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