扔掉低價值工作

Sunday, August 12, 2018

過去,時間管理的專家都會建議你將手頭工作分成A,B,C三類。方法是先做A類工作,再做B類,最後還有時間的話,做一下C類工作。如果優先度發生改變,你就跟著調整你手頭A,B,C工作的順序。這樣,只要遵守這些簡單的時間管理原則,你就可能完成工作的各個方面。

 

這種思考方式在2007-2009年的經濟衰退中結束。從2008年1月開始,到2010年2月為止,總共有880萬的崗位被削減。雖然崗位被削減了,工作負荷可沒有隨之減少。老師們不得不在課堂上塞進更多的小朋友;客服代表得接聽更多的電話;經理們的管理範圍變得更大,因為團隊進行了整合。不關職位的事情,似乎每個人都更忙了。雖然自那時以後,工作效率是真的提升了,但是A,B,C任務分類法也完蛋了。過負荷工作成為了新常態。

 

因此,實際上這就意味著關乎你職業生涯存亡的關鍵是能否去除那部分低價值工作——那些對於客戶或同事來說幾乎沒有意義的工作。你要主動出擊,為自己設計一份全新的,能幹下去的工作。以下是你出擊的時間:

 

開始新工作的時候。這時候你對工作有全新的認識,你能更容易地識別低價值部分。看一看你手頭的所有工作。和你的經理談一談3個月的目標,儘量去除掉和目標無關的任務。

 

當你有更多職責的時候。這時候你有機會重新架構你的工作內容並陳述你的計畫。給你的經理提供選項:“我要領導這個項目嗎?它會佔據掉我20%的時間,還是...?"

 

當組織重組的時候。你得小心不要拿太多工。人們一般在這種時候不太能拒絕,因為擔心下一個被炒的人是自己。但是事實上,重組後留下的人對於組織的未來成功是至關重要的。這時候如果你提出對工作內容的建議反而會留下好印象。

 

當你工作幹得非常漂亮,大家為你慶祝的時候。這時候提要求再好不過。從公司的效率部門或是IT部門尋求幫助,來減少你工作中的低價值部分。

 

以下是如何做的部分:

投票去除孤島。一個聰明的財務主管發現沒有人看他所做的月度報告。他向閱讀者發了一份內容清單,讓他們對認為最重要的3或4項內容投票。他據此去除了月報上每人關心的內容。另一種方式就是詢問你的客戶你能否不做一些事。就像零售店的員工詢問客戶是否需要收據一樣。這種行為的背後其實就是不想花費時間在不重要的事情上面。但是這樣做的前提是你得確認不會因此陷入麻煩之中。

 

自動化。如果是低價值的工作,很容易實現自動化。找到你IT部門裡的朋友來幫你。不管你需要的是計畫,承認或是標準的安排,都有現成的應用程式供你使用。只要你自己知道要做什麼,然後找個人幫你做就可以了。

 

寫下你的規則。縮小你所做的事的範圍並讓大家知道你的規則。一位教授決定只給她的指導學生和選修過她的課的人寫個人評語,並在課上宣佈了她的這一規定。這樣做讓她省下了很多時間。

 

每週都為自己留下相同的時間段。用這段時間來反思如何去除掉低價值的工作。只要一小時就能大不同。選取時間,並堅持不懈。關上辦公室的門,如果可能的話,為自己找一個會議室。大家可能需要時間來適應你的這種做法,但是只要你有禮貌地堅持,最終會起作用。或者你可以採用兒科醫師的做法,設置呼叫時間,讓人們知道什麼時候他們能找你,什麼時候不可以。

 

重新設計你的工作,畢竟最後,這份工作是你的。讓它為你工作,扔掉你的低價值工作。

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