- 2021年7月20日
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「高效會議」提升員工passion

職場上，開會是免不了的工作，但是很多時候我們都有這樣的感慨：其實自己參加的會議是沒有必要的。會議一個多小時，甚至更久，大家滔滔不絕，看似都在發表意見，但最後卻沒有一個結論。事實上，做有效管理者很重要的一件事是不開無效的會議。沒有效果的會議是浪費時間，開有效的會議，主管才能創造高效能。所以，職場人要開有效的會。

如何製造高效會議？

每項工作都有一個目標，開會也要有明確主題，除非你清楚知道自己要達到甚麼目標，否則，就不要召開會議。會議開始前，就得考慮好會議召開的必要性，會議召開想要得到一個甚麼結果，以及會議時間的把控，除非緊急情況，儘量不要突發、臨時地召開會議，召開無效的會議。因為這會浪費大家的時間。

如果會議確實有必要，那就要明確會議的主題，會議是為了頭腦風暴，激發創意，還是為了確定下步打法，協同工作；是要分發任務，還是要複盤工作。既然開會，就要對別人的時間負責。在明確會議主題後，就要做好會前準備。會前的準備包括參會人員的確定，會議的議程，以便控制好時間，保證會議的高效性。哪些人要參會，參會人員需要做些甚麼，提前溝通好確保會議中每個人都能夠發揮作用。此外，要提前確定好會議議程，以便於更好地掌控時間，控制流程。

在整個會議期間，主持人要把控好全場節奏，保證全員都緊密圍繞會議主題在展開討論。發言人發言緊扣主題，言簡意賅，抓住重點，具有可行性，高效快捷。最後，會議一定要有結論。不管是某個服眾的結論還是群策的結論，都要有一個結論。最後就是做好會後跟蹤，就像購買東西一樣，都有一個售後服務，會議也要有後續跟蹤，不能是「形式會議」，走走過場。會議一旦確認好方案後就要立即落實，時時跟進。

同場加映：開會五個地雷區

會議主題過多

每次會議主題不要過多，一兩個主題即可。有些領導者開會就是將所有問題堆在一起解決，這樣容易沒有重點，分散討論注意力，最後影響效率。

會議時間過長

人的精力是有限的，注意力也是有時長的，無法長時間一直專注於某個事物，這也是為甚麼在學生時代上課時間是40分鐘。

除了大會，日常會議時間不要過長，頻率不要太高。會議時間越長，公司成本越高，解決問題，不在於會議長短，而在於你的準備功夫是否做得足夠。

參與人員過多

會議要想高效，參會人員也很重要，會議不要邀請無關緊要的人參與議，人越多觀點越多，有時候不是觀點多久好，很多觀點都是無效的，很可能會造成適得其反的結果。

解決問題而非提出問題

會議的目的是為了解決問題，並不是一味提出問題而不給出解決方案，這樣問題只會越來越多，而答案越來越少。

溝通協同而非做個聽眾

會議的參與者不是會議參加者，而是會議真正的參與者，會議切忌讓一個人唱獨角戲，其他人當聽眾，每個參會的人都不應該只是「」傾聽者「」，而應該是「」貢獻者「」。每一個參會者都應是利益相關方，那就很有必要從自身角度提出想法，給出行動方案，不可只傾聽不發言。